Arbeiten im Homeoffice – Unsere Tipps

Das Homeoffice gewinnt immer mehr an Bedeutung, birgt aber auch einige Herausforderungen. Gerade wenn man bisher nur den Arbeitsalltag an einem festen Standort im Büro gewöhnt ist, bedeutet der Weg ins Homeoffice eine große Umstellung. Wo es vorher einen festen Rahmen mit eingespielten Regeln, Vorgaben und optimierter Ausstattung gab, wartet nun das heimische Wohn- oder Arbeitszimmer, das selbstorganisiert zum Büro umfunktioniert werden will. Noch dazu lauern viele potenzielle Ablenkungen in den eigenen vier Wänden.

Damit du auch Zuhause maximal produktiv bist, haben wir dir unsere wichtigsten Tipps für ein entspanntes Arbeiten im Homeoffice zusammengetragen.

Arbeitsplatzausstattung – So wird dein Zuhause zum mobilen Office

Damit dein Zuhause zum heimischen Büro wird, solltest du dir zunächst einen geeigneten Arbeitsplatz einrichten. Dabei solltest du die folgenden Punkte berücksichtigen:

Schaffe Raum

Sofern die Möglichkeit besteht, solltest du für dein Homeoffice einen abgeschlossenen Bereich wählen. Das kann zum Beispiel ein eigenes Arbeitszimmer sein, aber auch Stellwände können helfen, um einen abgeschlossenen Raum im Raum nachzubilden. Falls dir der Platz fehlt, tut es auch ein separater Schreibtisch oder zur Not der Küchentisch. In diesem Fall ist es förderlich die Veränderung zum Büro deutlich zu symbolisieren, damit du geistig in der Lage bist Küche und Büro voneinander zu trennen.

Als Symbole der Veränderung können beispielsweise ein Kaffeebecher mit Firmenlogo und ein gerahmtes Foto deiner Familie dienen – eben Dinge, die auch in festen Büros auf deinem Platz stehen würden. Sobald du deinen Arbeitstag beendest und das Abendessen vorbereitest, solltest du dein „Büro“ nicht einfach nur zur Seite schieben. Räume alle Utensilien vernünftig weg und hole sie erst am nächsten Tag wieder hervor, wenn es Zeit wird mit der Arbeit zu beginnen.

Equipment

Um deinen Tätigkeiten nachzugehen benötigst du natürlich auch die notwendige technische Ausstattung. Die Anforderungen an diese variiert je nach Aufgabengebiet. In der Regel umfasst sie aber die folgenden Dinge:

  • Laptop oder PC: Aufgrund ihrer Mobilität werden Notebooks bevorzugt. Wichtige Kriterien sind, neben der Rechenleistung und dem vorhandenen Speicherplatz, die Akkulaufzeit, die Beschaffenheit des Gehäuses, das Display und die Eingabegeräte. Business Notebooks, wie die Lenovo ThinkPads, eignen sich besonders gut, da sie perfekt auf die Anforderungen als Arbeitsgeräte abgestimmt sind. Sie sind besonders robust gebaut, bestehen aus hochwertigen Materialien, sind mit leistungsstarker Technik ausgestattet und auf Langlebigkeit ausgelegt. Hochwertige Lenovo ThinkPads findest du auch bei uns im Shop!  

  • Bildschirm: Für einige Tätigkeiten kann es mühsam sein, dauerhaft nur auf das Laptop-Display angewiesen zu sein. Dann bietet es sich an, das Homeoffice auch mit einem externen Monitor auszustatten. Für ein langfristig entspanntes Arbeiten sollte dieser augenfreundlich sein und über eine hohe Auflösung und gute Helligkeitswerte verfügen. Auch genügend Platz sollte vorhanden sein, damit mehrere Programme parallel geöffnet werden können. Passende Monitore findest du zum Beispiel hier.

  • Tastatur: Notebooktastaturen sind je nach Größe des Geräts häufig sehr klein und verzichten teilweise auch auf einige Komponenten, wie zum Beispiel den Zahlenblock. Auch hier kann eine externe Tastatur für mehr Komfort sorgen. Bei der Tastatur solltest du darauf achten, dass sie nicht zu laut ist und ggf. eine dämpfende Unterlage verwenden. Bei Telefon- und Videokonferenzen stört ein lautes Klappern besonders.

  • Maus: Auch die Maus sorgt für mehr Komfort als ein Touchpad. Zusätzlich können spezielle Auflagen für Hände und Unterarme dabei helfen, dass bei häufigem Klicken und Tippen keine falsche Haltung eingenommen wird und eventuell Schmerzen im Arm- und Schulterbereich entstehen.

  • Internetverbindung: Keine Telearbeit ohne Internet. Die Grundvoraussetzung für das Homeoffice ist eine funktionierende Internetverbindung. Nur so kannst du online auf alle wichtigen Informationen deines Firmennetzwerks zugreifen und dich mit deinen Kollegen austauschen. Deine Internetverbindung sollte daher möglichst schnell, sicher und stabil sein.

  • Telefonausstattung: Ob Headset und entsprechende Programme für Online-Telefon- und Videokonferenzen, ein Mobiltelefon oder ein Festnetzanschluss. Ein regelmäßiger persönlicher Austausch ist wichtig und die Möglichkeit dazu gehört in jedes Homeoffice.

Ergonomie

Auch im Homeoffice solltest du auf ergonomische Standards achten. Tust du das nicht, schadest du deinem Körper langfristig damit.

Wenn du überwiegend im Sitzen arbeitest, solltest du unbedingt in einen vernünftigen Schreibtischstuhl investieren, der viele Einstellungsmöglichkeiten hat und eine gute Sitzhaltung fördert. Ein höhenverstellbarer Schreibtisch kann deinen Rücken zusätzlich entlasten. Außerdem solltest du darauf achten, dass an deinem Arbeitsplatz ausreichend Tageslicht vorhanden ist.

Mehr Infos zur Ergonomie am Arbeitsplatz findest du in diesem Ratgeber.

Programme

Damit du deine Aufgaben problemlos erledigen kannst, solltest du sicherstellen, dass alle dafür notwendigen Programme auf deinem Arbeitsgerät installiert sind und du jederzeit darauf zugreifen kannst.

Im Homeoffice ist es empfehlenswert, dass zusätzlich zu Textverarbeitungsprogrammen, Tabellenkalkulation und Co. auch Kommunikationssoftware wie Chat- und Videoprogramme, Projektplanungs-Tools und Programme, die die Zusammenarbeit erleichtern installiert sind.

Für Ruhe sorgen & Ablenkungen minimieren

Ablenkung ist eine der größten Herausforderungen im Homeoffice, daher ist es wichtig, für ausreichend Ruhe zu sorgen und sich vor digitalen Zeitfressern zu schützen. Social Media lassen sich häufig zumindest zeitweise blockieren, so dass du nicht von aufploppenden Meldungen in Versuchung geführt wirst. Es empfiehlt sich außerdem Verhaltensregeln mit Mitbewohnern oder Familie auszumachen, um ungewollte Störungen zu vermeiden. Um störende Umgebungsgeräusche, die sich nicht verhindern lassen, auszublenden, können Kopfhörer eine Maßnahme sein. Entweder mit konzentrationsfordernder Musik oder aber als Noise-Cancelling-Variante, um eine angenehme Stille zu erzeugen.

Kommunikation ist alles!

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Im Homeoffice fehlt der persönliche Kontakt zu den Kollegen und es gibt keine Möglichkeit mal eben schnell zum benachbarten Schreibtisch zu gehen, um eine Frage zu stellen. Deshalb ist eine gute und klare Kommunikationskultur wichtig. Nur so können Missverständnisse verhindert und Unklarheiten beseitigt werden.

Damit alle auf dem gleichen Stand sind, solltest du dich um einen regen Austausch bemühen. Chatprogramme, regelmäßige Telefon- und Videokonferenzen und gemeinsame Teamrituale helfen den Teamgeist und das soziale Miteinander aufrecht zu erhalten. Besonders bei der Kommunikation über Chats ist es wichtig daran zu denken, dass das Gegenüber deine Emotionen nicht wahrnehmen kann. Kommuniziere also auch vermeintlich offensichtliche Dinge und benutze Smileys, um deine Gefühle auszudrücken.

Außerdem solltest du zeitnah auf Mails und Anfragen reagieren, damit der Kommunikationsfluss nicht unnötig verzögert wird.

Während eines Meetings solltest du eine gute Etiquette beibehalten. Konkret bedeutet das:

  • Sei pünktlich! Stelle dich rechtzeitig vor dem Meeting darauf ein, lege dir ein Notizbuch zurecht, stelle sicher, dass die Technik funktioniert wie gewollt und logge dich pünktlich zu Beginn ein.

  • Spiele nicht nebenbei mit dem Handy oder arbeite an anderen Dingen weiter! Auch wenn die anderen Teilnehmer dich nicht sehen können, haben sie deine ungeteilte Aufmerksamkeit verdient. Nur so können alle Beteiligten sich ungestört auf den Inhalt der Diskussion konzentrieren und mit einem gemeinsamen Ergebnis aus dem Meeting rausgehen.

  • Nutze eine Agenda! Eine Agenda hilft den Teilnehmern sich vorab auf das Meeting einzustimmen und vorzubereiten. Außerdem fungiert sie als roter Faden und vermeidet unnötige Abschweifungen.

  • Definiere das weitere Vorgehen und lege Verantwortlichkeiten fest! Nach dem Meeting sollte jeder Teilnehmer genau wissen, welche Schritte als nächstes folgen und was er zu tun hat. Hierbei kann es auch helfen Protokoll zu führen und dieses im Anschluss an alle Beteiligten zu schicken, so dass diese Informationen auch später noch einmal nachgelesen werden können.

Auch die Dokumentation ist wichtig. Anders als in stationären Büros ist für die anderen Teammitglieder nicht ersichtlich woran du gerade arbeitest. Informiere deine Kollegen also regelmäßig über den Stand der Dinge, setze dir klare Ziele und dokumentiere deinen Fortschritt. Wenn du mit mehreren Personen an einem Projekt arbeitest, können auch Zusammenarbeits-Tools wie Smartsheet, Google Slides, Teams & Co. helfen.

Steigere deine Produktivität

Gerade wenn die Heimarbeit noch neu für dich ist, kann es schwierig sein, die gewohnte Produktivität aufrecht zu erhalten. Wo es im Büro feste Strukturen gibt, die dir helfen dich zu organisieren, bist du im Homeoffice auf dich allein gestellt. Das kann dazu führen, dass du schnell den Überblick verlierst. Es ist also wichtig, dir auch Zuhause einen klaren Rahmen zu schaffen und deine Zeit gewinnbringend zu planen. Mit ein wenig Geschick bist du so unter Umständen sogar produktiver als in der Firma.

Du solltest damit beginnen, dir einen Überblick über deine Aufgaben und Ziele zu verschaffen: was muss alles erledigt werden und was soll am Ende dabei herauskommen? Wenn du das getan hast, setze Prioritäten: welche Aufgaben sind am wichtigsten und müssen zuerst erledigt werden, wie viel Zeit wirst du in etwa dafür brauchen?

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Sobald du deine Aufgaben genau kennst, kannst du dir feste Zeitblöcke dafür einplanen. Dabei solltest du natürlich auch deinen Arbeitsbeginn und -ende sowie deine Pausen berücksichtigen. Plane dir wenn möglich feste Zeiträume für bestimmte Aufgaben und kommuniziere auch deinem Team, dass du zu dieser Zeit nicht erreichbar bist. So kannst du dich voll und ganz deiner Aufgabe widmen und läufst nicht Gefahr dich in all deinen To-Do’s zu verlieren.

Um die Motivation aufrecht zu erhalten kann es außerdem helfen, die unangenehmste Aufgabe des Tages als Erstes zu erledigen. So verhinderst du, dass du sie vor dir herschiebst und hast keine Chance dir Ausreden zu überlegen. Hast du die Aufgabe dann erledigt, wirst du dich gleich viel besser fühlen und die restlichen Aufgaben viel motivierter angehen.

Ein weiterer Trick ist es, sofort mit der Arbeit anzufangen sobald du dich in dein Homeoffice begibst und nicht etwa zuerst Unterlagen zu sortieren – so hat Prokrastination keine Chance!

Auch dein persönlicher Biorhythmus hat Einfluss auf deine Leistungsfähigkeit. Jeder hat über den Tag verteilt unterschiedliche Leistungsphasen, in denen er am produktivsten ist. Besonders unterschiedlich sind diese bei Frühaufstehern (auch Lerchen) und Langschläfern (Eulen). Während die Frühaufsteher sehr früh wach werden und sofort topfit sind, brauchen die Langschläfer länger, um in die Gänge zu kommen. Dafür können sie sich auch spät am Abend noch gut konzentrieren und sind länger wach. Wenn du weißt zu welcher Gruppe du gehörst, kannst du das in deinen Zeitblöcken berücksichtigen und die kniffligen Aufgaben in deine Hochphasen legen.

So wichtig wie der Start in den Arbeitstag ist auch der Feierabend. Viele neigen im Homeoffice dazu länger zu arbeiten als nötig und haben Probleme sich von der Arbeit abzugrenzen. Feierabend heißt Feierabend. Du solltest nicht im Nachhinein noch deine Mails checken oder dich wieder an den Schreibtisch setzen, weil dir gerade noch etwas eingefallen ist. Wenn du deinen Arbeitstag beendest, räume deinen Schreibtisch auf, schalte die Geräte aus und verlasse deinen Arbeitsplatz. Es ist wichtig, dass du zur Ruhe kommst und über Nacht eine Pause einlegst. Morgen ist auch noch ein Tag!

Arbeit vs. Leben – Schaffe klare Abgrenzungen

Im Homeoffice besteht die Gefahr, dass die Grenzen zwischen Arbeit und Leben aufgrund der fehlenden räumlichen Trennung verschwimmen. Daher solltest du dich darum bemühen Rituale und Anhaltspunkte zu schaffen, die dir helfen deinen Arbeitsalltag klar von deinem Privatleben zu trennen.

Der erste Schritt dazu ist, dir klare zeitliche Grenzen zu setzen und genau zu definieren, wann dein Arbeitstag beginnt und wann er endet. Diese zeitlichen Grenzen solltest du respektieren und nur in Ausnahmefällen überschreiten. Das hilft dir dich mental auf Arbeit bzw. Freizeit einzustellen.

Wie oben bereits beschrieben, ist es hilfreich Rituale oder Symbole zu nutzen, die dir die Möglichkeit geben, deinen Arbeitsplatz sowohl physisch als auch geistig zu verlassen. Neben einer räumlichen Abtrennung des heimischen Büros oder einem Wegräumen der Geräte gibt es auch noch andere Mittel, dich mental in den Arbeits- oder Freizeitmodus zu begeben.

Das fängt schon bei der Kleidung an. Natürlich kannst du dich im Homeoffice auch in einer Jogginghose vor den Rechner setzen. Es wird dir aber wesentlich leichter fallen, dich auf die Arbeit einzulassen, wenn du möglichst viel aus deinem Büroalltag nachbildest. Zum Beispiel indem du dich so kleidest, als würdest du ins Büro fahren.

Auch den Pendelweg kannst du bei Bedarf symbolisieren, indem du etwa vor und nach der Arbeit eine Fahrradtour oder einen kleinen Spaziergang machst. Das hilft dir nicht nur dich geistig auf Arbeit und Freizeit einzustellen, sondern du bekommst gleichzeitig auch noch frische Luft und Bewegung. Alternativ kannst du auch einfach kurz zur Haustür hinaus und anschließend wieder hineingehen. Schaue einfach, was für dich am besten funktioniert.

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Pausen zählen ebenfalls zur Freizeit! Achte deshalb darauf ausreichend Pausen zu machen und währenddessen auch tatsächlich deinen Arbeitsplatz zu verlassen. Die Versuchung das Pausenbrot nebenbei vor dem Rechner zu essen und dabei einfach weiterzuarbeiten ist groß, aber nur wenn du während der Pause wirklich „abschaltest“ bringt sie dir auch Erholung. Entscheide dich daher bewusst, deinen PC zu verlassen und nehme dein Mittagessen oder deinen Snack bewusst an einem anderen Ort ein.

Nutze deine Pausen außerdem zur Entspannung und zur Erholung. Ob du dir einen kurzen Mittagsschlaf gönnst, einen kleinen Spaziergang machst, um den Kopf freizukriegen, ein gutes Buch liest oder deine Lieblingsmusik hörst – mach etwas, das dir guttut und kehre danach gestärkt und erholt an den Schreibtisch zurück!

Achte auf deine Gesundheit!

Auch bei der Heimarbeit solltest du auf deine körperliche und geistige Gesundheit achten. Wenn man den ganzen Tag Zuhause verbringt, kann es schwerfallen die nötige Selbstdisziplin aufzubringen und man gerät schnell in einen Strudel aus gemütlichen Klamotten, Bestellservice und Rund-um-die-Uhr-arbeiten.

Daher solltest du dafür sorgen, dass du regelmäßig an die frische Luft gehst und auch ausreichend Zeit für Sport und Bewegung einplanst. Am einfachsten gelingt das, indem du feste Routinen etablierst, zum Beispiel unmittelbar vor oder nach der Arbeit bzw. in der Mittagspause.

Eine gesunde und ausgewogene Ernährung hilft dir außerdem dabei, deine Energie aufrechtzuerhalten und fit durch den Arbeitstag zu kommen. Zudem solltest du viel Wasser trinken und dir ausreichend Pausen gönnen.

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Vergiss aber auch deine geistige Gesundheit nicht. Kommuniziere deine Erfolge und belohne dich dafür. Achte außerdem darauf, dass du dich selbst nicht zu sehr unter Druck setzt und in die Erschöpfung treibst. Nimm dir lieber kleine Auszeiten und arbeite danach mit voller Power weiter.

Mit diesen Tipps und ein wenig Routine schaffst du es sicher auch, die Herausforderung Homeoffice zu meistern und von den Vorteilen zu profitieren. Nutze etwa die Zeit, die du normalerweise mit Pendeln verbringst, um mit deinen Kindern zu spielen, dich weiterzubilden oder um dich anderweitig weiterzuentwickeln. Falls du noch passendes Equipment suchst, findest du bei uns neuwertige Business Laptops, Tablets, PCs, Monitore und natürlich das entsprechende Zubehör.

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Weiterführende Informationen:

https://karrierebibel.de/home-office-tipps/

https://media.t3n.de/redaktion/homeofficeguide/t3n_Homeoffice_Guide.pdf

https://www.focus.de/digital/ergonomie-technik-sicherheit-erfolgreich-im-home-office-zehn-tipps-fuer-effizienteres-arbeiten-von-zu-hause_id_10308261.html

https://t3n.de/news/homeoffice-8-tipps-produktivitaet-824442/

https://blog.alicegoldfuss.com/work-in-the-time-of-corona/ (Englisch)

https://usefyi.com/remote-work-best-practices/ (Englisch)

 

Tags: Tipps

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